AGB – Personalvermittlung (B2B)

VitalisMed Personal GmbH
(Stand: Januar 2026)

1. Geltungsbereich, Vertragspartner, Rangfolge

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über Personalvermittlungsleistungen zwischen der VitalisMed Personal GmbH („Auftragnehmer“) und Unternehmen/Einrichtungen („Auftraggeber“).
    

2. Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern (§ 14 BGB).
    

3. Abweichende Bedingungen des Auftraggebers finden keine Anwendung, es sei denn, der Auftragnehmer stimmt ihrer Geltung schriftlich zu.
    

4. Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge: (1) Individuelle Vereinbarung/Angebot/Auftrag, (2) diese AGB, (3) Anlagen (z. B. Anforderungsprofil).
    

2. Begriffe / Definitionen

1. „Kandidat:in“ ist jede natürliche Person, deren Profil/Unterlagen der Auftragnehmer dem Auftraggeber im Rahmen der Vermittlung übermittelt oder vorgestellt hat.
    

2. „Vorstellung“ ist jede Kenntnisgabe/Übermittlung eines Kandidatenprofils an den Auftraggeber (auch anonymisiert) sowie jede Kontaktanbahnung (z. B. Terminierung, Interview, Probearbeit).
    

3. „Vermittlungserfolg“ liegt vor, sobald zwischen Auftraggeber (oder einem verbundenen Unternehmen) und Kandidat:in ein Arbeitsvertrag (oder freier Dienst-/Honorarvertrag) geschlossen wird oder die Tätigkeit faktisch aufgenommen wird – je nachdem, was früher eintritt.
    

3. Leistungsgegenstand und Leistungsumfang

1. Der Auftragnehmer erbringt Dienstleistungen zur Suche, Auswahl, Vorauswahl, Koordination und Vermittlung von Kandidat:innen zur Besetzung offener Positionen des Auftraggebers.
    

2. Es handelt sich um eine Dienstleistung; der Auftragnehmer schuldet keinen bestimmten Erfolg (z. B. Mindestanzahl Bewerbungen/Einstellungen), sofern nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart.
    

3. Gegenstand ist ausschließlich Personalvermittlung in ein Vertragsverhältnis zwischen Auftraggeber und Kandidat:in. Arbeitnehmerüberlassung (AÜG) ist nicht Gegenstand, sofern nicht separat vereinbart.
    

4. Auftragserteilung, Profile, Kommunikation

1. Ein Vertrag kommt durch schriftliche Annahme eines Angebots, durch Unterzeichnung eines Vermittlungsauftrags oder durch in Textform bestätigte Beauftragung zustande.
    

2. Der Auftragnehmer übermittelt Kandidatenprofile in der Regel zunächst anonymisiert. Identifizierende Daten werden nach Abstimmung/Freigabe und zur Durchführung des Vermittlungsprozesses übermittelt.
    

3. Der Auftraggeber darf Kandidatenprofile ausschließlich zur Besetzung eigener Stellen verwenden. Eine Weitergabe an Dritte (auch verbundene Unternehmen) ist nur mit vorheriger Zustimmung des Auftragnehmers zulässig.

      4.   Bekanntkandidaten / Doppelvorstellungen

(1) Der Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer innerhalb von 5 Werktagen nach Profilübermittlung/Vorstellung in Textform mit, sofern ein:e Kandidat:in dem Auftraggeber (oder einem verbundenen Unternehmen) bereits bekannt ist oder bereits in einem laufenden Bewerbungs-/Auswahlprozess steht.

(2) Auf Verlangen hat der Auftraggeber den Bekanntheitsstatus plausibel nachzuweisen (z. B. Eingangsbestätigung, Korrespondenz, Datumsnachweis).

(3) Unterbleibt die fristgerechte Mitteilung nach Abs. 1, gilt die Vorstellung als durch den Auftragnehmer erfolgt; kommt es innerhalb der Schutzfrist zu einer Einstellung/Beauftragung, bleibt die Provision geschuldet.
 

5. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

1. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer ein vollständiges Anforderungsprofil (Tätigkeit, Qualifikation, Arbeitszeit, Vergütung/Range, Schichtmodell, Einsatzort, Starttermin, Besonderheiten) zur Verfügung und informiert über Änderungen unverzüglich.
    

2. Der Auftraggeber gibt Feedback zu vorgeschlagenen Kandidat:innen spätestens innerhalb von 5 Werktagen nach Profilübermittlung, sofern nicht anders vereinbart.
    

3. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer zur Terminierung von Interviews/Gesprächen mit Kandidat:innen zeitnah, spätestens innerhalb von 3 Werktagen nach Profilübermittlung mindestens 3 konkrete Terminvorschläge (Datum/Uhrzeit/Dauer/Format/Ort bzw. Einwahldaten) zur Verfügung und bestätigt erforderliche interne Verfügbarkeiten (Teilnehmerkreis). Der Auftragnehmer koordiniert auf dieser Grundlage den finalen Termin mit der/dem Kandidat:in und informiert den Auftraggeber in Textform. Der Auftraggeber erstellt/unterzeichnet Arbeitsverträge ohne schuldhaftes Zögern und informiert den Auftragnehmer unverzüglich über Zu- oder Absagen.

4. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehemer die für die Durchführung des Gesprächs erforderlichen Informationen und Zugänge rechtzeitig bereit (z.B. Ansprechpartner, Adresse, Besucherregelung, Einwahldaten, Ablauf/Agenda, ggf. Erforderliche Unterlagen.
    

5. Verletzt der Auftraggeber Mitwirkungspflichten und scheitert/verlängert sich dadurch der Prozess, trägt der Auftraggeber die daraus entstehenden Nachteile; Rückerstattungs-/Garantieregelungen können entfallen (siehe Ziff. 9).
    

6. Vertraulichkeit

1. Alle Informationen über Kandidat:innen sowie Konditionen, Prozesse und Unterlagen sind vertraulich zu behandeln.
    

2. Vertrauliche Informationen dürfen nur den Personen zugänglich gemacht werden, die sie zur Durchführung der Auswahlentscheidung benötigen.
    

7. Vergütung / Provision, Fälligkeit, Abrechnung

1. Erfolgsprovision. Sofern im Angebot/Auftrag nichts Abweichendes geregelt ist, schuldet der Auftraggeber für jede erfolgreiche Vermittlung eine Erfolgsprovision in Höhe von zwei und halb (2,5) Brutto-Monatsgehältern der eingestellten Kandidat:in zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
    

2. Definition Brutto-Monatsgehalt. Brutto-Monatsgehalt ist das vertraglich vereinbarte, regelmäßige Brutto-Fixgehalt pro Monat bei Eintritt. Einmalige Zahlungen (z. B. Einstiegsprämien, Boni) bleiben unberücksichtigt. Regelmäßig monatlich gewährte Zulagen (z. B. Funktionszulage) werden nur einbezogen, wenn dies im Angebot/Auftrag ausdrücklich vereinbart ist.
    

3. Vermittlungserfolg / Fälligkeit. Der Provisionsanspruch entsteht, sobald zwischen Auftraggeber (oder einem verbundenen Unternehmen) und der vom Auftragnehmer vorgestellten Kandidat:in ein Arbeitsvertrag zustande kommt („Vermittlungserfolg“). Die Provision wird mit Vertragsunterzeichnung, spätestens mit tatsächlichem Arbeitsbeginn fällig, sofern im Angebot/Auftrag nichts Abweichendes geregelt ist.
    

4. Mitteilungspflicht. Der Auftraggeber verpflichtet sich, dem Auftragnehmer den Abschluss eines Arbeitsvertrags (oder eines sonstigen Vertrags im Sinne des Vermittlungserfolgs), das vereinbarte Brutto-Monatsgehalt, den Starttermin sowie etwaige Änderungen (insb. Vergütung, Arbeitszeit, Einsatzort, Vetragsart) unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 5 Werktagen nach Unterzeichnung bzw. Kenntnis, in Textform mitzuteilen.

 

1. Auskunfts- und Nachweispflicht. Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer auf Verlangen die zur Abrechnung erforderlichen Auskünfte und Nachweise (Vertragsdaten, Startdatum, Vergütung/Gehaltsband), soweit dies zur Prüfung und Provisionsanspruchs erforderlich ist.
    

2. Zahlungsfrist. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugsregelungen; der Auftragnehmer ist berechtigt, weitere Leistungen bis zum Ausgleich offener Forderungen zurückzuhalten.
    

8. Umgehungs- und Abwerbeschutz (Kandidaten-Schutzfrist)

1. Schutzfrist. Stellt der Auftraggeber (oder ein verbundenes Unternehmen) eine vom Auftragnehmer vorgestellte Kandidat:in innerhalb von 12 Monaten nach der letzten Profilübermittlung oder Vorstellung ein oder beauftragt sie/ihn („Schutzfrist“), ist die Provision gemäß Ziff. 7 geschuldet – auch, wenn die Einstellung mittelbar erfolgt (z. B. über Dritte) oder auf Initiative der Kandidat:in/des Auftraggebers zustande kommt.

2. Einstellung auf einer anderen Position / anderem Standort. Die Provision ist innerhalb der Schutzfrist auch dann geschuldet, wenn die/der vorgestellte Kandidat:in beim Auftraggeber (oder einem verbundenen Unternehmen) auf einer anderen Position, in einer anderen Organisationseinheit oder an einem anderen Standort eingestellt oder beauftragt wird.
    

3. Weitergabeverbot. Kandidatenprofile und Informationen dürfen ausschließlich zur Besetzung eigener Stellen verwendet und nicht an Dritte weitergegeben werden. Eine Weitergabe an verbundene Unternehmen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Auftragnehmers zulässig, wenn dies vorab schriftlich vereinbart wurde; andernfalls gilt auch eine Einstellung durch ein verbundenes Unternehmen als provisionsauslösend.
    

4. Nachweis. Dem Auftragnehmer steht das Recht zu, den Eintritt eines Vermittlungserfolgs durch geeignete Nachweise (z. B. Mitteilung des Auftraggebers, Bestätigung der Kandidat:in) zu belegen.

9. Kulanz / Rückerstattung (Nichtantritt & Probezeit) – wenn angeboten

Sofern im Angebot/Auftrag eine Rückerstattungsregelung vereinbart ist, gilt ergänzend:

1. Rückerstattung setzt voraus, dass der Auftraggeber seine Mitwirkungspflichten erfüllt und Nichtantritt/Beendigung unverzüglich, spätestens innerhalb der vereinbarten Fristen, schriftlich mitteilt und nachweist.
    

2. Ein Anspruch entfällt, wenn der Nichtantritt/die Beendigung (mit-)ursächlich aus dem Verantwortungsbereich des Auftraggebers stammt, insbesondere bei:
   a) betriebsbedingter Kündigung, Stellenstreichung, Budgetstopp,
   b) wesentlichen Abweichungen von zugesagten Konditionen (Vergütung, Arbeitszeit, Einsatzort, Aufgaben, Schichtmodell),
   c) verspäteter Vertragserstellung/Unterzeichnung oder Prozessverzögerungen,
   d) fehlender angemessener Einarbeitung oder Pflichtverletzungen des Auftraggebers.
    

3. Rückerstattungen werden je Vermittlung maximal einmal gewährt; weitergehende Ansprüche sind ausgeschlossen.
    

10. Gewährleistung, Eignung, Unterlagen

1. Der Auftragnehmer prüft Kandidateninformationen nach bestem Wissen, übernimmt jedoch keine Gewähr für deren Richtigkeit/Vollständigkeit, soweit Informationen von Kandidat:innen/Dritten stammen.
    

2. Die finale Auswahlentscheidung und Prüfung der Eignung, Unterlagen, Qualifikationen, Nachweise (z. B. Berufsurkunde, Anerkennung, Führungszeugnis, Impf-/Gesundheitsnachweise) obliegt dem Auftraggeber.
    

11. Haftung

1. Der Auftragnehmer haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.
    

2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Auftragnehmer nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und begrenzt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden.
    

3. Eine Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden und Folgeschäden ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.
    

4. Die Haftung nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften bleibt unberührt.
    

12. Datenschutz

1. Die Parteien beachten die jeweils geltenden Datenschutzvorschriften (insb. DSGVO/BDSG).
    

2. Der Auftragnehmer stellt Datenschutzhinweise bereit; der Auftraggeber verarbeitet erhaltene Kandidatendaten ausschließlich zur Stellenbesetzung und löscht sie, sobald sie hierfür nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
    

3. Soweit im Einzelfall eine Auftragsverarbeitung vorliegt, schließen die Parteien eine separate AVV.
    

13. Laufzeit, Kündigung

1. Sofern nicht anders vereinbart, kann der Vermittlungsauftrag jederzeit in Textform gekündigt werden.
    

2. Kündigt der Auftraggeber, bleibt eine Provision geschuldet, wenn innerhalb der Schutzfrist (Ziff. 8) eine Einstellung oder Beauftragung eines vorgestellten Kandidaten erfolgt.
    

14. Aufrechnung, Zurückbehaltung, Abtretung

1. Aufrechnung oder Zurückbehaltungsrechte stehen dem Auftraggeber nur zu, wenn seine Gegenansprüche unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.
    

2. Die Abtretung von Ansprüchen des Auftraggebers bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftragnehmers.
    

15. Schlussbestimmungen

1. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
    

2. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist – soweit zulässig – Leverkusen.
    

3. Änderungen/Ergänzungen bedürfen der Textform.
    

4. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt; anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.